Escolher a máquina de café errada para um evento resulta em fila, bebida fria ou máquina parada por falta de água. Este artigo explica, ponto a ponto, o que avaliar antes de contratar, para eventos corporativos, congressos, feiras, formaturas e casamentos.
1. Quantas doses o evento vai consumir
Multiplique o número de participantes pela quantidade média de cafés por pessoa (entre 1 e 2 por período, em eventos de meio dia; até 3 em eventos de dia inteiro). Um congresso com 300 pessoas e dois coffee breaks consome entre 600 e 900 doses. Esse número define a capacidade da máquina e a quantidade de insumos.
2. Expresso em grão, solúvel ou cápsula
Máquinas automáticas de expresso em grão moem o café na hora e servem também cappuccino, chocolate e leite. São a escolha para eventos em que a qualidade da bebida importa. Máquinas solúveis servem em segundos e são indicadas para filas grandes. Máquinas de cápsula têm custo por dose alto e capacidade baixa; para eventos, raramente compensam.
3. Velocidade de preparo e número de máquinas
Uma máquina automática prepara um expresso em cerca de 30 a 40 segundos. Em um intervalo de 20 minutos, uma máquina atende por volta de 30 a 40 pessoas. Se o público for maior que isso por intervalo, planeje duas máquinas ou uma máquina de alto volume.
4. Energia elétrica
Confirme a tensão (110 V ou 220 V) e se há tomada exclusiva perto do ponto de instalação. Máquinas de maior porte pedem circuito próprio; extensões longas e benjamins causam desarme durante o pico de uso.
5. Água: rede ou reservatório
Com ponto de água próximo, a máquina é ligada direto na rede e não precisa de reposição. Sem ponto de água, modelos com reservatório ou bombona funcionam bem, desde que alguém fique responsável por repor. Água filtrada melhora o sabor e preserva a máquina.
6. Insumos e descartáveis
Combine com o fornecedor o que está incluso: café em grão ou solúvel, leite, chocolate, açúcar, adoçante, copos, tampas e mexedores. Peça uma margem de 20% acima da estimativa de doses para não faltar no último intervalo.
7. Instalação, treinamento e suporte
A entrega deve acontecer antes da abertura do evento, com tempo para testar a máquina e treinar quem vai operar. Pergunte qual é o tempo de resposta para manutenção durante o evento e se há técnico de plantão na região.
Que tipos de evento pedem máquina de café
- Reuniões, congressos e conferências, em que os organizadores querem manter o público no local
- Feiras e exposições, em que o café atrai visitantes ao estande
- Formaturas, festas e casamentos, em que o café encerra a noite e acompanha o café da manhã do dia seguinte
- Eventos esportivos e ao ar livre, que exigem atenção especial a energia e água
Resumo para decidir
- Até 100 pessoas: uma máquina compacta de expresso em grão
- 100 a 400 pessoas: uma máquina de alto volume ou duas compactas
- Acima de 400 pessoas ou feira de vários dias: duas ou mais máquinas e reposição diária de insumos
A Essencial Máquinas de Café aluga máquinas para eventos em Porto Alegre, região metropolitana e Serra Gaúcha, com entrega, instalação, insumos e manutenção. Conheça as condições em máquina de café para evento e, se o evento for uma feira, leia também o guia para expositores em feiras e eventos como a Expointer.
